DOI: 10.33467/conci.v3i3.14928 RELATO DE PESQUISA
GESTÃO ELETRÔNICA DE AQUISIÇÃO DE FONTES DE INFORMAÇÃO:
uma proposta para sistemas de bibliotecas universitárias
Rosana Rodrigues dos SANTOS1 Edivanio Duarte de SOUZA2
Correspondência
Autor para correspondência. Edivanio Duarte de Souza Endereço completo: Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, Universidade Federal de Alagoas, Av. Lourival Melo Mota, s/n, Tabuleiro dos Martins, Maceió, Alagoas, Brasil. CEP: 57072-900.
E-mail: edivanio.duarte@ichca.ufal.br
ORCID: https://orcid.org/0000-0002-7461-828X
Submetido em: 04/12/2020 Aceito em: 21/12/2020 Publicado em: 31/12/2020
1 Graduanda em Biblioteconomia pela Universidade Federal de Alagoas.
2 Doutor em Ciência da Informação. Professor Associado do Instituto de Ciências Humanas, Comunicação e Artes da Universidade Federal de Alagoas, com atuação no Curso de Biblioteconomia e no Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação.
RESUMO
O desempenho das instituições de ensino superior, nas atividades de ensino, pesquisa e extensão, é condicionado à existência de fontes de informação que atendam às demandas da comunidade universitária. Nesse contexto, objetiva-se propor modelo de gestão eletrônica de aquisição de fontes de informação, como parte de um sistema integrado de gestão eletrônica de formação e desenvolvimento de coleções. Este trabalho tem por base uma pesquisa exploratório-descritiva, desenvolvida a partir de levantamentos bibliográficos e documentários, e de pesquisa de campo junto ao Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal de Alagoas. Há na literatura diferentes modelos teórico-metodológicos de formação e desenvolvimento de coleções, porém, o modelo sistêmico é o mais utilizado. No sistema desta instituição, a seleção é realizada com base nas sugestões dos coordenadores de cursos via sistema eletrônico. A aquisição é realizada pelas modalidades de compra, doação e permuta. A primeira, realizada por meio de pregão eletrônico, apresenta algumas dificuldades. Propõe-se um fluxo para a melhor gestão desse processo, considerando a integração entre atividades e a interoperabilidade entre os sistemas que gerenciam atividades acadêmicas e administrativas da instituição.
ABSTRACT
The performance of higher education institutions, in teaching, research and extension activities, is conditioned to the existence of sources of information that meet the demands of the university community. In this context, the objective is to propose an electronic management model for the acquisition of information sources, as part of an integrated electronic management system for the formation and development of collections. This is based on exploratory-descriptive research, developed from bibliographical and documentary surveys, and field research with the Library System of the Federal University of Alagoas. There are different theoretical and methodological models for the formation and development of collections in the literature, however, the systemic model is the most used. In this institution's system, the selection is made based on the suggestions of the course coordinators via the electronic system. The acquisition is made through the modalities of purchase, donation and exchange. The first, carried out through electronic trading, presents some difficulties. A flow is proposed for the better management of this process, considering the integration between activities and the interoperability between the systems that manage the academic and administrative activities of the institution.
RESUMEN
El desempeño de las instituciones de educación superior, en las actividades de docencia, investigación y extensión, está condicionado a la existencia de fuentes de información que atiendan las demandas de la comunidad universitaria. En este contexto, el objetivo es proponer un modelo de gestión electrónica para la adquisición de fuentes de información, como parte de un sistema integrado de gestión electrónica para la formación y desarrollo de colecciones. Este se basa en una investigación exploratorio-descriptiva, desarrollada a partir de encuestas bibliográficas y documentales, y una investigación de campo con el Sistema de Bibliotecas de la Universidad Federal de Alagoas. Existen diferentes modelos teóricos y metodológicos para la formación y desarrollo de colecciones en la literatura, sin embargo, el modelo sistémico es el más utilizado. En el sistema de esta institución, la selección se realiza en base a las sugerencias de los coordinadores del curso a través del sistema electrónico. La adquisición se realiza a través de las modalidades de compra, donación e intercambio. El primero, realizado a través del comercio electrónico, presenta algunas dificultades. Se propone un flujo para la mejor gestión de este proceso, considerando la integración entre actividades y la interoperabilidad entre los sistemas que gestionan las actividades académicas y administrativas de la institución.
INTRODUÇÃO
As fontes de informação são fundamentais para a produção em Ciência, Tecnologia e Inovação (CT&I), e condicionam a qualidade das atividades de ensino, pesquisa, extensão e inovação em instituições de ensino superior (IES). Não por acaso, os instrumentos de avaliação do ensino superior, nos níveis de graduação e pós-graduação, consideram a biblioteca universitária como item específico no processo avaliativo. Nessa perspectiva, torna-se essencial um planejamento eficiente no que diz respeito aos processos de formação e desenvolvimento de coleções (FDC) das bibliotecas universitárias, a fim de atender de forma mais adequada às demandas e às necessidades dos usuários de informação, nos processos de formação e qualificação.
As diversas fontes de informação, em seu pluralismo constitutivo, são, a rigor, fontes potenciais de conhecimento, valor e poder. Para McGarry (1999), essas são fundamentais na produção de CT&I, pois promovem descoberta, invenção e melhoramento de conhecimentos, processos e tecnologias. E também, nesse horizonte, Souza, Dias e Nassif (2012) observam que, na gestão da informação e do conhecimento, deve-se adotar uma perspectiva integrativa que contemple um composto gerencial formado por competências, processos, conteúdos e tecnologias. Só assim as instituições estariam preparadas para lidar adequadamente com as demandas informacionais.
Em que pesem as particularidades de que se revestem, as bibliotecas universitárias, muitas vezes, em condições precárias, vêm elaborando políticas de FDC que passam ao largo das necessidades gerenciais, especialmente, dos processos de seleção
e aquisição. Isso se deve, em grande medida, à falta de integração entre as atividades que os compõem e, quando existentes, vivenciam a insuficiente interoperabilidade entre os sistemas eletrônicos de gestão de atividades de rotinas das IES. Com efeito, os sistemas de gestão de acervos são implantados sem considerar a dinâmica do fluxo informacional na coleção, que vai desde o cadastro do perfil dos usuários à gestão dos diversos processos informacionais.
O presente artigo se situou em uma zona de carência na gestão eletrônica das atividades das IES, principalmente, quando se considera a necessidade de gestão integrada das condições de ensino, pesquisa e extensão. Assim, apresenta, a partir de uma pesquisa realizada junto ao Programa Institucional de Bolsas de Iniciação em Desenvolvimento Tecnológico e Inovação (PIBITI), uma proposta de maior integração entre as atividades desenvolvidas nas bibliotecas universitárias e a comunidade universitária, especialmente os membros representativos. Acrescenta-se a isso a preocupação com a interoperabilidade entre o sistema de gestão eletrônica de processos de seleção e aquisição de fontes de informação e o sistema de gestão de atividades acadêmicas, que dá maior dinâmica ao fluxo informacional das IES.
Assim, o objetivo geral foi planejar um sistema de gestão eletrônica dos processos de seleção e aquisição de fontes de informação para IES, tomando como referência os modelos teórico- metodológicos presentes na literatura e o Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal de Alagoas (Sibi/Ufal). Numa perspectiva operacional, objetivou-se, especificamente, levantar os modelos teóricos adotados nos processos de seleção e aquisição, descrever os procedimentos adotados na seleção e aquisição de fontes de
informação no Sibi/Ufal, estabelecer um fluxo operacional para essas atividades e, por fim, desenhar um sistema de gestão eletrônica, considerando a integração entre as atividades e a interoperabilidade entre os sistemas da IES.
Além desta introdução, o artigo se encontra estruturado em mais cinco seções, sendo a segunda dedicada aos referenciais teóricos; a terceira, ao desenho da pesquisa, incluindo a caracterização da pesquisa e procedimentos adotados na respectiva execução; a quarta, aos resultados da pesquisa; a quinta, à proposta de um modelo de sistema integrado de gestão eletrônica de formação e desenvolvimento de coleções, considerando a integração entre atividades e a interoperabilidade entre os sistemas que gerenciam atividades acadêmicas e administrativas da instituição; e, por fim, a sexta, às considerações finais.
GESTÃO ELETRÔNICA EM BIBLIOTECAS UNIVERSITÁRIAS:
da formação das coleções aos processos informacionais
Historicamente, as bibliotecas universitárias adquirem pacotes de software destinados exclusivamente à gestão do acervo, o que inclui, na maioria das vezes, cadastro, recuperação, localização, empréstimo, reserva e devolução das fontes de informação. O fato é que inexiste suficientemente integração com as atividades de ensino, pesquisa e extensão que justificam a FDC.
Em contrapartida, principalmente, em instituições de ensino privadas, as coleções são formadas e desenvolvidas fundamentalmente para atender às bibliografias básicas e complementares dos projetos pedagógicos dos cursos. Uma gestão integrada, portanto, qualificaria sobremaneira os procedimentos e os resultados esperados por essas IES.
A demanda, muitas vezes, imediata por informação exige que as bibliotecas utilizem um sistema que atenda às solicitações de informações por meio da rede de computadores. Nessa perspectiva, compete aos bibliotecários obterem software de gestão de bibliotecas que integre todos os processos e as atividades da FDC, a fim de otimizar esses macroprocessos. Além disso, no planejamento e na implementação desses processos, torna-se relevante a busca por interoperabilidade entre esses e os sistemas de gestão de outras atividades administrativas e acadêmicas.
A integração eletrônica está relacionada à capacidade de um sistema para disponibilizar serviços por meio da agregação de diversos módulos funcionais. Isso possibilita o acesso unificado e rápido a um enorme número de recursos digitais em uma única interface. A interoperabilidade, por sua vez, se refere à capacidade de um sistema de se comunicar com outro, permitindo o compartilhamento de dados e informações entre diferentes fontes e destinos, mantendo a sua integridade e facilitando a difusão eficiente entre os conteúdos (TAMMARO; SALARELLI, 2008).
De modo amplo, a integração e a interoperabilidade consistem, no entendimento de Marcondes e Sayão (2001, p. 27), na possibilidade de interação a partir de recursos informacionais “[...] heterogêneos, armazenados em diferentes servidores na rede, utilizando-se de uma interface única sem tomar conhecimento de onde nem como estes recursos são armazenados.”. Isso quer dizer que, ao invés de determinado dado ser consultado em cada base de dados de forma individual, a integração e interoperabilidade de um sistema permitem a consulta de forma simultânea em bases distintas e heterogêneas.
É bastante pertinente que as bibliotecas adotem essas características em seus sistemas eletrônicos de gestão, pois isso potencializa o processo de FDC, principalmente, no que diz respeito às etapas de seleção e aquisição de itens para composição e ampliação dos acervos. Ocorre que esses processos requerem a busca de dados e informações em bases de dados diferenciadas, tais como cadastro de usuários, cadastro de fontes de informação, cadastro de fornecedores e lista de preços, entre outras.
Por outro lado, em que pese essa constatação, parece que, pelo menos para alguns, essa questão não tem sido levada suficientemente a sério. Com efeito, apenas em meados do século passado, tomou-se consciência da importância de formar, desenvolver e gerenciar coleções de forma mais bem planejada. Até então, a coleção tinha por base os princípios do laissez-faire, que caracteriza o paradigma de acumulação ou paradigma custodial. (VERGUEIRO,1989, 1993; WEITZEL, 2002, 2012).
Nas bibliotecas universitárias, essas questões são bastante sublinhadas, na medida em que devem dar suporte às atividades de ensino, pesquisa e extensão desenvolvidas na IES mantenedora que, segundo Vergueiro (1989, 1993), exige uma coleção com forte tendência ao crescimento. Assim,
Ficou mais claro, a partir de então, que, se pretendiam manter as bibliotecas, pelas quais eram responsáveis, organismos vivos e atuantes, deveriam necessariamente mudar a ênfase de seu trabalho, abandonando a acumulação pura e simples do material em benefício da possibilidade de acesso ao mesmo, tornando a coleção "consistente com as metas e objetivos da instituição a que serve". (VERGUEIRO, 1993, s. p., grifo do autor).
Em tempos de recursos parcos e do alcance da compreensão da informação como substrato da produção de conhecimento, a seleção e a aquisição de fontes de informação ganham contornos que prescindem de qualquer discussão acerca das condições de
produção técnico-científica (JOHNSON, 2014). Os desafios se ampliam constantemente a partir da avalanche de fontes de informação que dificulta a promoção do acesso à informação. Então, mais do que antes, os processos de FDC, em especial a seleção e a aquisição, devem funcionar de forma integrada, objetivando a formação de uma coleção dinâmica vinculada aos cursos, programas e projetos a que atendem (ANDRADE; VERGUEIRO, 1996; SOUTO, 2014), sem representar perdas em investimento de qualquer natureza.
Formação e desenvolvimento de coleções
Considerada uma atividade de planejamento, a FDC em bibliotecas deve ser realizada por meio de um processo de seleção que justifique a relevância de se adquirir e manter determinada obra no acervo. Para que isso ocorra, Vergueiro (1989) destaca a importância da elaboração de um instrumento que contenha as diretrizes que direcionam as decisões dos bibliotecários em relação ao desenvolvimento de coleções.
Esse instrumento, chamado Política de Formação e Desenvolvimento de Coleções, deve conter a missão da biblioteca, indicar os responsáveis pela seleção dos materiais que irão compor o acervo, os critérios a serem considerados para a seleção do material de informação, as modalidades de aquisição das fontes de informação e os procedimentos adotados na avaliação e no desbastamento do acervo. Observa-se, pois, que uma política se apresenta, materialmente, como um conjunto de diretrizes que condiciona o processo de tomada de decisão. E, complementarmente, a formalização dos fundamentos da decisão,
afastando as práticas subjetivas e as ações enviesadas dos que participam desses processos.
A definição de uma consistente Política de FDC em uma IES representa claramente a preocupação com a qualidade das fontes de informação que servirão de substrato para o desenvolvimento das atividades de ensino, pesquisa, extensão e inovação. Esse documento é fundamental, uma vez que, além de firmar os procedimentos adotados nos diversos processos, promove os aspectos gerenciais, na medida em que sistematiza o conjunto de procedimentos, os aspectos políticos, sobretudo, no apoio da comunidade acadêmica e na obtenção de recursos financeiros para aquisição de fontes de informação, e a função comunicacional, pois serve de instrumento de relações públicas entre a instituição biblioteca e a comunidade de usuários.
Tomando como referência a comunidade de usuários, a formação da coleção inicia-se com uma seleção ou escolha das fontes de informação que irão compor o acervo. Vergueiro (1989) considera esse processo como uma tomada de decisão de responsabilidade coletiva ou individual, desempenhada, respectivamente, por uma comissão de seleção ou pelo bibliotecário. Aprimorando essa classificação, Vergueiro (2010) apresenta três possibilidades, a saber, o bibliotecário, a comissão deliberativa e a comissão consultiva. Na primeira, o profissional é o único responsável pela decisão, porém, pode contar com o assessoramento da comissão consultiva. Na segunda, a decisão é coletiva, mas com a coordenação do bibliotecário e também com a possiblidade de assessoramento da outra comissão. E, na terceira, a responsabilidade é exclusiva de assessoramento do profissional ou da comissão deliberativa.
A seleção deve ser realizada considerando uma série de critérios que, no entendimento de Vergueiro (1993), possibilita, principalmente, a realização de procedimentos mais objetivos, inclusive afastando de escolhas pessoais e, em última análise, de censura. Nessa perspectiva, Vergueiro (2010) esclarece que, embora haja uma diversidade de critérios que podem ser adotados, estes são classificados segundo o conteúdo (atualidade, autoridade, cobertura e precisão), o usuário (conveniência, idioma e estilo) e os aspectos adicionais (características físicas, custo, elementos especiais e potencial). De modo geral, a definição dos critérios a serem adotados pode se dar considerando as particularidades da biblioteca e do tipo de material a ser selecionado.
Ainda para a etapa de seleção, devem ser definidos os instrumentos auxiliares e os documentos correlatos usados como suporte na tomada de decisão. No caso das bibliotecas universitárias, as bibliografias especializadas e as resenhas publicadas em periódico científico são exemplos de instrumentos auxiliares mais utilizados. Os catálogos de editoras também são úteis tanto neste contexto, quanto em outros tipos de bibliotecas (VERGUEIRO,1989, 2010). Já os formulários e as listas de sugestões dos usuários são exemplos de documentos correlatos que também podem ser utilizados para dar suporte na seleção.
No que tange à aquisição, Andrade e Vergueiro (1996) a consideram como a concretização das decisões da seleção, uma vez que é nesse momento que se obtém a posse das fontes de informação que foram selecionadas para compor a coleção, por compra, doação ou permuta. Diferente dos demais processos, inclusive em decorrência de seu caráter eminentemente gerencial, a
aquisição é um processo de FDC realizado internamente e, por conseguinte, sem influência direta dos usuários.
Importante dizer que, no paradigma de acesso, a aquisição pode se dar via posse definitiva e posse temporária. A posse definitiva se refere à transferência da propriedade para a mantenedora da biblioteca, ao passo que a posse temporária possibilitará apenas o acesso, mediante acordo, contrato ou convênio temporário. Essa diferenciação resta muito clara nas aquisições de livros e na assinatura de bases de dados eletrônicas, que, respectivamente, retratam exemplos daqueles tipos de aquisição.
A aquisição pode ser realizada a partir de três modalidades, compra, doação e permuta. Na modalidade compra, tem-se a aplicação direta de recursos financeiros para a aquisição. A doação pode ser definida como a obtenção da fonte de informação, sem nenhuma contrapartida por parte da biblioteca. A permuta consiste na troca de títulos entre as bibliotecas. (ANDRADE; VERGUEIRO,1996; VERGUEIRO, 1989).
Nesse conjunto, duas questões merecem destaque. Primeiro, a aquisição realizada via doação deve obedecer às mesmas diretrizes de seleção adotadas para as demais modalidades. E, segundo, no contexto da permuta, torna-se importante o estabelecimento de um programa de intercâmbio entre bibliotecas congêneres, a partir do qual se firma um compromisso mútuo entre as instituições para o fornecimento de publicações, conforme a disponibilidade, interesses e demandas.
Com o passar do tempo, pode ser que uma determinada obra seja usada cada vez menos, ou que seu conteúdo se torne obsoleto, ou, ainda, que seu material físico sofra um desgaste.
Quando isso acontece, é necessário desbastar, isto é, retirar esse item do acervo. De acordo com Lancaster (2004), o principal motivo para se desbastar é otimizar o aproveitamento do espaço disponível na biblioteca.
Nesse processo de formação do acervo, faz-se imprescindível a realização de avaliação que possibilite o seu melhor desenvolvimento. Essa avaliação é, em essência, um diagnóstico da situação da coleção e permite corrigir possíveis falhas resultantes das etapas anteriores. A Política de FDC deve apontar quais metodologias, quantitativas ou qualitativas, serão usadas para a avaliação da coleção (VERGUEIRO, 1989).
A avaliação da coleção permitirá ao responsável pela biblioteca identificar, sobretudo, os pontos fortes e fracos da coleção, inclusive com possibilidades de ajustes, por meio dos processos complementares de seleção e resseleção. A seleção, como discutido acima, é a escolha para aquisição, ao passo que a resseleção, também conhecida como seleção negativa, é a seleção das fontes de informação que devem ser retiradas da coleção, via processo de desbastamento.
Numa abordagem classificatória, Vergueiro (1989) apresenta duas categorias de desbastamento, conforme o tipo de saída da coleção, definitiva ou temporária. Se definitiva, o desbastamento se dá via descarte ou expurgo. Se temporária, pode se dar via remanejamento ou conservação. Os critérios para o desbastamento, tanto temporário quanto definitivo, devem constar na Política de FDC. Por fim, para que o desbaste ocorra de forma eficaz, é necessário que o acervo seja periodicamente avaliado, como discutido acima.
2.1 Gestão eletrônica de seleção e aquisição
Embora sejam atividades distintas, a seleção e a aquisição de materiais para compor a coleção não devem ser vistas de forma isolada. Pelo contrário, ambas são fortemente interligadas e interdependentes, principalmente, ao se considerar a dinâmica entre pontos e fortes da coleção e os aspectos adicionais que as integram, como, por exemplo, disponibilidade e custo financeiro.
Essa integração entre seleção e aquisição pode ser ampliada via processo gerencial eletrônico, que, a um só tempo, interliga atividades, processo e pessoas, e, por conseguinte, dinamiza o conjunto de atividades nelas envolvidas.
Primeiro, o gerenciamento eletrônico da seleção permite que esta seja realizada a partir de listas de solicitações elaboradas no portal do docente utilizado pela instituição de ensino. Isso significa que o sistema eletrônico da biblioteca deve estar vinculado ao sistema de gestão utilizado pela IES, tornando-se um canal de comunicação eficaz entre as diversas partes do ambiente universitário.
Além disso, de modo exemplificativo, destaca-se ser comum que, antes da aquisição de um determinado item, seja verificado se os dados bibliográficos correspondem, de fato, ao material solicitado na lista de seleção. Uma referência incorreta ou fontes de informação com títulos semelhantes, por exemplo, podem acarretar em uma aquisição equivocada. Por isso, Rowley (2002) sugere o uso, no sistema informatizado, do número internacional normalizado, como o International Standard Book Number (ISBN) ou o International Standard Serial Number (ISSN).
Desse modo, ao elaborar a lista de seleção de fontes de informação por meio do sistema, a inserção do número internacional normalizado, além de garantir a especificidade do material, também otimiza o tempo e o esforço despendidos na verificação da existência do item no acervo. A partir disso, em um sistema interoperável, os dados das fontes de informação selecionados ficam disponíveis em uma base de dados de fornecedores.
Aqui, torna-se importante ampliar essa compreensão e considerar que os instrumentos auxiliares e os documentos correlatos podem ser implementados, usados e gerenciados de forma eletrônica e integrada. Os catálogos de editoras, por exemplo, além de serem eletrônicos, possibilitam integração com um sistema de seleção de fontes de informação, que, de modo fácil, torna-se acessível a editores, livreiros, bibliotecários e usuários, em uma rede integrada de negociações e decisões coletivas. Os formulários eletrônicos possibilitam diálogos mais dinâmicos acerca de demandas, sugestões e seleções de fontes de informação.
A aquisição de materiais de informação é considerada por Rowley (2002) como um procedimento que se adapta muito bem à informatização, visto que se trata de uma atividade administrativa relativamente simples. No entanto, segundo a autora, a realização dessa tarefa por meio de um sistema automatizado está condicionada ao recebimento de informações dos itens a serem adquiridos, ou seja, à integração com a atividade de seleção.
De acordo com Rowley (2002), é conveniente que a biblioteca defina no sistema os tipos de aquisição a serem adotados, compra, doação ou permuta. A partir da inserção dos pedidos na base de dados para aquisição, o despacho dos pedidos para o fornecedor é
acionado. A autora ainda recomenda que a base de dados contendo os pedidos seja passível de alterações a fim de que, por exemplo, os fornecedores avisem sobre a impossibilidade de atender à demanda ou sejam avisados sobre a realização da entrega dos pedidos. Após o recebimento das fontes adquiridas, os registros adquiridos passam a constituir a base dos registros catalográficos. Periodicamente, o sistema verifica quais solicitações ainda não foram atendidas.
Percebe-se, de fato, que a fluidez das tarefas na etapa de aquisição é dependente das tarefas executadas na etapa de seleção. Assim, além de possibilitar maior integração entre as atividades desenvolvidas nas bibliotecas universitárias e a comunidade universitária, a interoperabilidade entre o sistema de gestão eletrônica de processos de seleção e aquisição de fontes de informação e o sistema de gestão de atividades acadêmicas dá maior dinâmica ao fluxo informacional das IES. Todavia, como alertam Marcondes e Sayão (2001), implementar um sistema interoperável perpassa a questão tecnológica, visto que esta faceta também está condicionada às decisões tomadas no plano político da instituição.
DESENHO DA PESQUISA
A pesquisa científica é realizada a partir do estabelecimento de métodos, técnicas e percursos que objetivam a elaboração de atividades e procedimentos direcionados ao alcance de resultados inicialmente esperados. Assim, para obter esses resultados foi utilizado o método indutivo como base para a execução desta pesquisa, uma vez que, no entendimento de Gil (2008), permite
alcançar as causas de eventos e fenômenos a partir de indícios previamente identificados.
Do ponto de vista dos objetivos, a primeira fase da pesquisa foi de caráter exploratório-descritiva, realizada com base em levantamento bibliográfico e documental. A pesquisa exploratória, segundo Gil (2008), tem como finalidade esclarecer conceitos e ideias visando à formulação de problemas mais precisos, enquanto a descritiva objetiva a descrição das características de determinado fenômeno. Esclarece também que o estudo bibliográfico é desenvolvido a partir de materiais já publicados, como, por exemplo, livros e artigos científicos, ao passo que a análise documental consiste em coletar e analisar dados registrados em documentos que ainda não receberam um tratamento analítico.
Nesse sentido, foi realizado um levantamento bibliográfico dos modelos teóricos adotados nos processos de aquisição de materiais de informação. Essa busca foi realizada em periódicos científicos da área da Ciência da Informação classificados nos estratos Qualis A1, A2, B1, na área de Comunicação e Informação da Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (Capes). A classificação dos periódicos nos estratos Qualis foi consultada na Plataforma Sucupira da Capes.
A pesquisa bibliográfica foi realizada diretamente nas bases de dados dos periódicos científicos, utilizando as seguintes palavras-chave: “desenvolvimento de acervos”, “desenvolvimento de coleções”, “formação de acervos”, “formação de coleções”, “formação e desenvolvimento de acervos” e “formação de acervos e desenvolvimento de coleções”. Após esse levantamento, foi realizada uma pré-análise dos artigos para identificar aqueles
contemplam discussões sobre modelos teórico-metodológicos dos processos de FDC.
Por fim, foi realizada a pesquisa documental sobre os procedimentos adotados na aquisição de fontes de informação do SIBI/UFAL, na Política de FDC. A segunda etapa da coleta de dados teve caráter qualitativo, uma vez que, segundo Richardson et al. (2017), procurou compreender os significados dos resultados, ou seja, buscou compreender a dinâmica do processo de aquisição de fontes de informação no Sibi/Ufal. Esta foi realizada por intermédio de aplicação de questionário ao bibliotecário responsável pela aquisição de materiais de informação na instituição. O instrumento foi composto por perguntas abertas sobre a dinâmica do processo de aquisição de fontes de informação. Desse modo, buscou-se estabelecer os componentes, os procedimentos, as atividades e os fluxos presentes nos processos de aquisição de fontes de informação.
Após a coleta, os dados foram sistematizados, analisados e discutidos, buscando, segundo Minayo (2016), o exame minucioso, o estabelecimento de algumas relações e inferências, e tecer considerações. Esse arcabouço teórico-prático permitiu o desenho da proposta de um sistema de gestão eletrônica dos processos de seleção e aquisição, na forma de projeto a ser implantado pelas IES.
RESULTADOS DA PESQUISA
Inicialmente, foram identificados 20 periódicos científicos da área de Ciência da Informação que contemplam os critérios adotados no levantamento bibliográfico, sendo três no estrato A1, três no estrado A2 e 15 no estrato B1, conforme o Apêndice A. Nesse universo, apenas seis periódicos publicaram artigos que
tratam sobre modelos teórico-metodológicos de FDC, conforme demostra o Quadro 1, sendo dois A1, um A2 e três B1.
Periódico | Artigos | Autoria | Ano |
Brazilian Journal of Information Science | Desenvolvimento de acervo na Biblioteca Maulana Azad (AMU) e na Biblioteca Central da Universidade de Delhi: um estudo comparativo | Shajarul Islam Khan Musheer Ahmad Khan | 2010 |
Ciência da Informação | Desenvolvimento de Coleções: uma nova visão para o planejamento de recursos informacionais | Waldomiro de Castro Santos Vergueiro | 1993 |
Encontros Bibli: Revista Eletrônica de Biblioteconomia e Ciência da Informação | Coleções em bibliotecas universitárias: manifestações da produção científica | Sayonara Lizton Nascimento-André | 2012 |
Informação & Sociedade: Estudos | Modelos de negócios, bibliotecas e livros digitais | Liliana Giusti Serra José E. Santarém Segundo | 2017 |
Perspectivas em Ciência da Informação | Desenvolvimento de coleções em bibliotecas universitárias: uma abordagem quantitativa | Ana Maria Mattos Eduardo José Wense Dias | 2009 |
O desenvolvimento de coleções e a organização do conhecimento: suas origens e desafios | Simone R. Weitzel | 2002 | |
O futuro das bibliotecas e o desenvolvimento de coleções: perspectivas de atuação para uma realidade em efervescência | Waldomiro Vergueiro | 1997 | |
Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação | Desenvolvimento de Coleções em cooperação: relato de experiência do GT Livros Impressos do Comitê Brasileiro de Desenvolvimento de Coleções (CBDC) | Marinez Moral Montana Marcello M. Rodrigues Manoela Hermes Rietjens Regyclecia B. C. Alves Marcos Aurélio S. da Silva Eunice dos Santos Rosa | 2017 |
Fonte: Plataforma Sucupira (2019).
A partir da leitura dos artigos, foi constatada expressamente a existência de sete modelos, que, de modo geral, podem ser classificados em estruturalistas, hierárquicos, organizacionais e sistêmicos. Uma síntese dos modelos teóricos encontrados durante a realização do levantamento bibliográfico é apresentada no Quadro
2. É importante salientar que alguns autores não mencionaram os modelos de forma direta, porém, a partir de sua caracterização, foi possível inferir a quais estavam se referindo.
Quadro 2 – Modelos teóricos metodológicos de FDC
Modelo | Autoria | Fonte |
Modelo de negócios | Não identificada | Serra e Santarém Segundo (2017) |
Modelo estruturalista | James C. Baughman | Vergueiro (1993), Matos e Dias (2009), Khan e Khan (2010) |
Modelo estruturalista organizacional | Bonita Bryant | Vergueiro (1993) |
Modelo hierárquico | Hendrick Edelman | Vergueiro (1993) |
Modelo sistemático | James A. Cogswell | Vergueiro (1993) |
Modelo sistêmico | Charles B. Osborn | Vergueiro (1993) |
Modelo sistêmico | G. Edward Evans | Vergueiro (1993), Vergueiro (1997), Weitzel (2002), Nascimento-André (2012) |
Fonte: Dados da pesquisa (2019).
Em que pese a pluralidade de modelos, observa-se claramente a maior presença do modelo sistêmico, que é apontado por Vergueiro (1989, 1993) como um modelo mais completo para efetivação dos processos de FDC. Nesse universo, foi constatada a predominância de abordagem do modelo sistêmico de G. Edward Evans, que tem caráter cíclico composto pelos seguintes subsistemas: comunidade, bibliotecário, seleção, política de seleção, aquisição, desbastamento e avaliação. Esse modelo contém como elemento central o bibliotecário, que atua como um sujeito mediador e seleciona as fontes de informação de acordo com os critérios pré-estabelecidos e com interferência da comunidade de usuários, conforme abordado nos artigos de Montana et al. (2017), Nascimento-André (2012), Santa Anna (2016), Santa Anna (2017), Vergueiro (1997) e Weitzel (2002).
Após esse levantamento, foi realizada a pesquisa documental no site da Ufal, que resultou na recuperação da Política de FDC do Sibi/Ufal. O documento, que tem como título “Plano de Atualização e Manutenção do Acervo”, descreve os objetivos do instrumento e apresenta de forma bastante sintética os processos, os procedimentos e as atividades adotados na formação e na manutenção do acervo (UFAL, 2018).
Complementarmente, os resultados alcançados via questionário possibilitaram, em certa medida, compreender como ocorre, na prática, o processo de seleção e aquisição de fontes de informação para o Sibi/Ufal. Constatou-se que os materiais a serem adquiridos são sugestões dos coordenadores e docentes dos cursos da Ufal. Percebeu-se, assim, que o sistema adota o modelo teórico de Evans, no qual, dentre outras características já mencionadas, a seleção de materiais de informação tem interferência da comunidade usuária. A importância da adoção desse modelo, no entendimento de Vergueiro (1993), se deve ao foco na identificação dos pontos fortes e fracos e, posteriormente, nos ajustes conforme necessidades constatadas.
Quando perguntado sobre os elementos que compõem a seleção, ou seja, a equipe responsável pela seleção, os critérios utilizados, os instrumentos auxiliares, os documentos correlatos e as políticas específicas, a resposta do bibliotecário não foi clara. O respondente negou a existência de documentos correlatos na política de seleção, mas afirmou que exercem a atividade de seleção de forma criteriosa, independente de documento formal, pois têm os documentos gravados na memória. Essa situação é apontada por Vergueiro (1989, 2010), ao esclarecer os fundamentos da existência de uma política de seleção nas bibliotecas. Para o autor, em que pese essa situação constatada, muitos bibliotecários exercem a atividade com selo admirável e obtêm êxito efetivo.
Além disso, foi questionado se existe algum formulário impresso ou eletrônico disponível. O responde informou que o sistema faz uso de um formulário eletrônico, o Desiderata, programa para solicitação de livros. O processo de indicação de
fontes de informação pela comunidade universitária ocorre indiretamente pelas coordenações dos cursos, por meio de acesso restrito via senhas, que acessam o Desiderata e indicam suas sugestões de compras. Não se pode esquecer os ensinamentos de Vergueiro (2010) a respeito da integração com a comunidade de usuários, nos contextos comunicacional, gerencial e político. As políticas são fundamentais para promover esta interação entre usuário e sistema de informação.
No que se refere à aquisição, atividade caracterizada pelo caráter administrativo (ANDRADE; VERGUEIRO, 1996), o respondente esclareceu que a equipe de responsáveis pela aquisição de fontes de informação no sistema é composta pela Direção, a Divisão Administrativa e a Divisão de Desenvolvimento de Coleções. Além disso, informou que a instituição executa a aquisição, principalmente, via compra e doação. É importante considerar que a permuta é também uma via de aquisição de fontes de informação, sobretudo, quando se trata de adquirir fontes de informações que não estão mais disponíveis para a venda. É nesse sentido que Vergueiro (2010) destaca a relevância de a instituição fazer parte de uma rede de convênios com outras instituições congêneres.
No processo de compra, segundo o bibliotecário, após a seleção dos materiais de informação, faz-se a cotação do preço de cada item e define-se a quantidade de exemplares a serem adquiridos, conforme os recursos disponíveis apresentados pela Administração Central. A Divisão de Compras realiza a compra dos materiais por meio do pregão eletrônico, uma modalidade de licitação que ocorre no site de Compras Governamentais. Havendo fornecedores exclusivos, como é o caso das licenças para uso de
bases de dados específicas ou contratação de bibliotecas virtuais, a licitação é inexigível. Como informado pelo bibliotecário, não há fornecedores específicos. Na prática, são escolhidos os fornecedores que possuem a menor proposta de preço no lote de compra do pregão eletrônico.
Quando perguntado sobre o processo de aquisição de fontes de informação por meio de permuta, a resposta do bibliotecário não restou clara. Ele afirmou que não há nenhum tipo de convênio com outra instituição, mas também que o Sibi/Ufal realiza doações e recebe fontes de informação de outras bibliotecas universitárias. Não ficou claro se há um processo formal de permuta entre as bibliotecas, embora haja indícios do uso da modalidade de doação. É importante lembrar que a Política de Atualização e Manutenção do Acervo estabelece o intercâmbio das publicações da Ufal, especialmente, materiais recebidos por doação em quantidade desnecessária ou cujo conteúdo não seja de interesse da comunidade.
Em relação à aquisição de materiais de informação por meio de doação, o bibliotecário afirmou ainda que recebe doações regularmente da Editora da Universidade Federal de Alagoas (Edufal). De acordo com a Política de Atualização e Manutenção do Acervo, o sistema recebe doações que atendam aos critérios estabelecidos na seleção. As obras doadas que não forem de interesse podem ser doadas ou permutadas com outras instituições (UFAL, 2018).
PROPOSTA DE MODELO INTEGRADO DE GESTÃO ELETRÔNICA
A partir das respostas do bibliotecário sobre os procedimentos adotados na FDC, especialmente, na aquisição de fontes de informação, bem como das diretrizes contidas na Política de Atualização e Manutenção do Acervo, foi elaborado um fluxograma que permite melhor gestão das atividades do processo de seleção e aquisição, conforme demonstra a Figura 1.
O fluxo proposto considera o modelo sistêmico, especialmente, a abordagem de G. Edward Evans, quando procura estabelecer a integração entre diversos processos, procedimentos e atividades que compõem a FDC. Além disso, toma como base a capacidade de gerencialmente eletrônico das atividades e a interoperabilidade entre as diversas bases de dados, bem como o sistema de gestão acadêmica. Nesse particular, observa-se, na Figura 1, que o sistema de gerenciamento eletrônico dos processos de seleção e aquisição de fontes de informação deve se encontrar integrado a, pelo menos, quatro grandes conjuntos de bancos de dados, a saber, bancos de dados da Ufal, catálogos de fornecedores, banco de dados permutáveis e acervo da biblioteca. Claro que, para o bom funcionamento do macrossistema, como ponderaram Marcones e Sayão (2001), há necessidade de uma infraestrutura tecnológica que, possibilite, além do registro e do arquivamento dos diversos dados, a gestão de forma interoperável.
Fonte: Proposto pelos autores (2019).
Importante destacar que os bancos de dados da Ufal são fundamentais para o registro de todos os elementos indispensáveis à caracterização da comunidade universitária, bem como do conjunto de atividades relacionadas ao diálogo com esta, tais como sugestão de seleção e buscas reprimidas. Essas, entre outras informações, certamente facilitariam sobremaneira o processo de tomada de decisão, tanto da seleção quanto da resseleção.
Outro elemento importante na proposta acima está relacionado aos pontos críticos do processo de aquisição de fontes de informação. Ocorre que o bibliotecário apontou, nesse contexto, o descumprimento do prazo para sugestão dos materiais a serem adquiridos e a carência de recursos financeiros disponíveis. A gestão eletrônica integrada, pelo menos, daria maior celeridade ao processo na medida em que se adotaria um banco de dados atualizado que permitiria a interoperabilidade entre a demanda de usuários, a disponibilidade no mercado editorial e a possibilidade de aquisição, conforme condições do sistema. Com efeito, essa integração permitiria maior negociação entre usuário e sistema, e fornecedor e sistema, esta sem perder de vista aquela relação. Importante considerar, aqui, que, segundo Vergueiro (2010), o custo também compõe os critérios especiais de seleção de fontes de informação, além de fazer parte direta do processo de aquisição.
Por fim, mas não menos importante, destaca-se que a interoperabilidade entre sistemas possibilita melhoras na dinâmica dos processos de avaliação e, se necessário, desbastamentos das fontes de informação. O fato é que, ao funcionar de forma integrada, esses sistemas possibilitariam a emissão de relatórios diversos, inclusive com cruzamento de dados que, em última análise, exporiam diferentes situações do acervo, centrando
basicamente nos pontos fortes e fracos, conforme o modelo sistêmico de Evans descrito por Vergueiro (1989, 1993).
Há certamente diversas formas de operacionalizar um sistema de gerenciamento eletrônico de FDC, principalmente, diante da disponibilidade de uma infraestrutura tecnológica que possibilita a integração de pessoas, processos, artefatos e conteúdos, em uma dinâmica crescente de planejamento, implementação, acompanhamento e gestão. Para tanto, sugere-se a implantação de modelo gestão eletrônica desses processos integrados aos processos acadêmicos, administrativos e patrimoniais da Ufal. Esse modelo integrado dará maior dinâmica e celeridade aos procedimentos que compõem toda a FDC, especialmente, aos processos de seleção e aquisição, bem como ajustes de custos.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
As atividades de FDC devem ser abordadas de forma integrada, principalmente, quando se tem como referência teórico- metodológica os modelos sistêmicos e a abordagem complexa do fluxo informacional. Assim, a compreensão e a sistematização da gestão eletrônica do processo de seleção e aquisição de fontes de informação são fundamentais para a dinâmica do fluxo informacional que constitui o planejamento, a implantação e a gestão das coleções de bibliotecas universitárias. Para tanto, é necessário elaborar uma política de desenvolvimento da coleção que considere, de modo geral, os objetivos da IES e, de modo específico, as atividades de ensino, extensão, pesquisa e inovação.
A política de seleção, nesse contexto, tem como finalidade subsidiar a tomada de decisão no processo de seleção, considerando todos os fatores relevantes aos interesses da
comunidade acadêmica, como também avaliar a coleção periodicamente para preservar a qualidade e a idoneidade do acervo.
O Sibi/Ufal, como muitos outros sistemas de bibliotecas, adota o modelo sistêmico de FDC, que facilita a integração e a gestão dos processos de seleção, aquisição, avaliação e desbastamento. Agora, considerando as condições atuais, verifica a necessidade de planejamento e implementação de uma infraestrutura que efetive a integração entre esses subsistemas. Mais que isso, torna-se importante pensar na interoperabilidade entre os grandes bancos de dados da instituição, de tal forma que possibilite a integração de sistemas acadêmicos, administrativos e patrimoniais. Em que pesem as dificuldades e as carências em que se encontram as IES, como instituições mantenedoras dos sistemas de informação, é possível melhorar a dinâmica desse processo, principalmente, com o uso de ferramentas gerenciais e tecnológicas.
Nesse sentido, sugere-se a implantação de um modelo de gestão eletrônica do processo de aquisição que permita a interoperabilidade com o Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmica (SIGAA), o Sistema Integrado de Patrimônio e Contratos (SIPAC), além de uma base de dados integrada com os possíveis fornecedores, conforme interesses desses e da Administração Pública.
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